Procédure pour la réalisation d’un publipostage sous Word 2013 (2010)

Objectif: cette technique appelée aussi mailing permet l’envoi en nombre de lettres, documents personnalisés.
Il s’agit de composé un modèle de lettre, et de créer un fichier d’adresses des destinataires.

Cette technique utilise 2 fichiers :

Un document contenant la lettre et une base de données contenant les coordonnées des destinataires.

La technique du publipostage permet d’établir une liaison entre ces fichiers.

1°) Création du document principal

Dans Word réalisez un nouveau document.

Saisissez le texte de votre publipostage, uniquement les paragraphes communs à tous les destinataires.

Sauvegardez ce document en lui attribuant un nom (Fichier/Enregistrer sous).

2°) Identification du document pour un publipostage

Cliquez sur le menu
Publipostage

Vous avez alors sur la barre d’outils toutes les étapes à réaliser.

Cliquez sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage


Choisissez le type de document souhaité : lettre, message électronique, enveloppe, étiquette…

3°) Création ou utilisation du fichier des destinataires

Cliquez sur le bouton Sélection des destinataires


Choisir  l’option souhaitée :-

  1. Entrer une nouvelle liste (fichier au format Access)
  2. Utiliser une liste existante (fichier Excel ou Access déjà créé)
  3. Sélectionner à partir des contacts Outlook

Entrer une nouvelle liste

Une fenêtre vous permet de saisir les coordonnées de vos destinataires.


Si vous souhaitez supprimer ou ajouter des champs cliquez sur le bouton Personnaliser colonnes

Rentrez vos destinataires, à la fin de la saisie, cliquez sur Ok pour enregistrer votre fichier d’extension MDB. Donnez un nouveau au fichier qui sera sauvegardé par défaut dans le dossier Mes documents/Mes sources de données.

Utiliser une liste existante

Les formats .MDB (access 2003) .ACCDLB (access 2007) .XLS(excel 2003) XLSX (excel 2007) et .ODC sont accessibles.

Recherchez sur votre disque le fichier à utiliser.

Si vous souhaitez sélectionner certains destinataires

Cliquez sur le bouton Modifier la liste de destinataires.


Vous pouvez Trier, Filtrer les données, en cliquant sur la flèche à droite du champ.

Si vous cliquez sur Avancées…



Vous pouvez sélectionner les champs et les paramètres qui vont vous permettre de filtrer certains individus.

Par exemple ici les clients de Nantes.

4°) Insertion des champs dans la lettre (Champs d’écriture et d’insertion)

Vous pouvez sélectionner les éléments à insérer dans la lettre


Cliquez sur Bloc d’adresse : coordonnées du destinataire : TITRE NOM PRENOM ADRESSE CP VILLE vous pourrez insérer les champs en fonction du modèle choisi.


Cliquez sur Formule d’appel : Cher Monsieur, Chère Madame… pour obtenir la ligne adaptée au champ titre des personnes sélectionnées.


Cliquez sur Insérer un champ de fusion : pour sélectionner le champ que vous voulez placer dans votre courrier.



Choisir les champs qui correspondent aux champs utilisés dans Word.

Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats afin de contrôler votre fusion. Vous pouvez cliquez sur les flèches afin de voir vos différents destinataires concernés par le courrier.


5°) Enregistrer votre modèle de lettre

Cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide.

6°) Terminer la fusion de la lettre et imprimer

Cliquez sur le bouton Terminer et fusionner pour imprimer vos lettres fusionnées.

Retrouver un mode opératoire complet pour word ICI

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Une réponse à Procédure pour la réalisation d’un publipostage sous Word 2013 (2010)

  1. hamel dit :

    merci! super

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