1 La barre d’outils ACCES RAPIDE
La barre d’accès rapide vous permet d’utiliser les fonctions courantes de Word.
En cliquant sur la flèche à droite vous pouvez ajouter ou retirer certaines fonctions dans cette barre.
2 Paramétrer l’enregistrement au format Word 97-2003
Objectif : L’intérêt d’enregistrer votre document au format 2003 est que vous pourrez l’ouvrir avec Word 2003 et Word 2007-2010.
L’extension des documents Word 2007-2010-2013 : docx Word 2003 : doc
Cliquez sur la flèche à droite la barre d’outils Accès rapide
Cliquez sur Autres commandes
Cliquez sur Enregistrement
Choisir le format Document Word 97.2003 extension .doc
Cliquez sur OK
3 Afficher la règle
Cliquez sur Affichage puis cochez Règle
4 Publipostage
Objectif: cette technique appelée aussi mailing permet l’envoi en nombre de lettres, documents personnalisés.
Il s’agit de composé un modèle de lettre, et de créer un fichier d’adresses des destinataires.
Cette technique utilise 2 fichiers : Un document contenant la lettre et une base de données contenant les coordonnées des destinataires.
La technique du publipostage permet d’établir une liaison entre ces fichiers.
1°) Création du document principal
Dans Word réalisez un nouveau document.
Saisissez le texte de votre publipostage, uniquement les paragraphes communs à tous les destinataires.
Sauvegardez ce document en lui attribuant un nom (Fichier/Enregistrer sous).
2°) Identification du document pour un publipostage
Cliquez sur le menu
Publipostage
Vous avez alors sur la barre d’outils toutes les étapes à réaliser.
Cliquez sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage
Choisissez le type de document souhaité : lettre, message électronique, enveloppe, étiquette…
3°) Création ou utilisation du fichier des destinataires
Cliquez sur le bouton Sélection des destinataires
Choisir l’option souhaitée :-
- Entrer une nouvelle liste (fichier au format Access)
- Utiliser une liste existante (fichier Excel ou Access déjà créé)
- Sélectionner à partir des contacts Outlook
Entrer une nouvelle liste
Une fenêtre vous permet de saisir les coordonnées de vos destinataires.
Si vous souhaitez supprimer ou ajouter des champs cliquez sur le bouton Personnaliser colonnes
Rentrez vos destinataires, à la fin de la saisie, cliquez sur Ok pour enregistrer votre fichier d’extension MDB. Donnez un nouveau au fichier qui sera sauvegardé par défaut dans le dossier Mes documents/Mes sources de données.
Utiliser une liste existante
Les formats .MDB (access 2003) .ACCDLB (access 2007) .XLS(excel 2003) XLSX (excel 2007) et .ODC sont accessibles.
Recherchez sur votre disque le fichier à utiliser.
Si vous souhaitez sélectionner certains destinataires
Cliquez sur le bouton Modifier la liste de destinataires.
Vous pouvez Trier, Filtrer les données, en cliquant sur la flèche à droite du champ.
Si vous cliquez sur Avancées…
Vous pouvez sélectionner les champs et les paramètres qui vont vous permettre de filtrer certains individus.
Par exemple ici les clients de Nantes.
4°) Insertion des champs dans la lettre (Champs d’écriture et d’insertion)
Vous pouvez sélectionner les éléments à insérer dans la lettre
Cliquez sur Bloc d’adresse : coordonnées du destinataire : TITRE NOM PRENOM ADRESSE CP VILLE vous pourrez insérer les champs en fonction du modèle choisi.
Cliquez sur Formule d’appel : Cher Monsieur, Chère Madame… pour obtenir la ligne adaptée au champ titre des personnes sélectionnées.
Cliquez sur Insérer un champ de fusion : pour sélectionner le champ que vous voulez placer dans votre courrier.
Choisir les champs qui correspondent aux champs utilisés dans Word.
Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats afin de contrôler votre fusion. Vous pouvez cliquez sur les flèches afin de voir vos différents destinataires concernés par le courrier.
5°) Enregistrer votre modèle de lettre
Cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide.
6°) Terminer la fusion de la lettre et imprimer
Cliquez sur le bouton Terminer et fusionner pour imprimer vos lettres fusionnées.
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5 Mettre des conditions dans un courrier type
Vous pouvez paramétrer des informations qui ne seront visibles, dans le courrier, que si certaines conditions sont remplies.
Par exemple : Cadeau Bijou original offert pour les femmes ou Pochette de stylos pour les hommes
Cliquez sur le bouton REGLES dans la zone Champs d’écriture et d’insertion Sélectionnez ensuite SI ALORS SINON
Sélectionnez le champ qui va vous permettre d’afficher ou non les informations dans le courrier (dans l’exemple : champ TITRE)
Si le TITRE est égal à M pour Monsieur.
Dans la zone Insérer le texte suivant : tapez le texte qui apparaîtra si la condition indiquée est remplie, (dans l’exemple nous offrons une pohette de stylos)
Dans la zone : Sinon celui-ci tapez le texte souhaité. (Dans l’exemple il s’agira d’une femme donc le bijou original est offert)
6 Réalisation d’étiquettes
Si vous souhaitez créer des étiquettes pour vos destinataires
Se placer sur un document vierge
Cliquez sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionnez Etiquettes
(Attention le bouton Etiquettes à gauche ne permet pas de faire des étiquettes pour chaque destinataire de votre base de données mais 1 seule étiquette pour 1 seul destinataire.)
Une fenêtre vous permet de choisir le modèle d’étiquette adapté à celui que vous avez acheté avec des étiquettes autocollantes.
En cliquant sur le bouton Détails vous pouvez contrôler le format des étiquettes.
Cliquez sur Sélection des destinataires afin de choisir le fichier utilisé
Cliquez sur bloc d’adresse ou Insérer un champ de fusion afin de mettre les éléments souhaités dans la première étiquette
Cliquez sur l’icône Mettre à jour les étiquettes
Apparaît alors sur les autres étiquettes «Enregistrement suivant» bloc d’adresse
Cliquez sur Aperçu des résultats pour contrôler la fusion.
Puis cliquez sur Terminer et Fusionner pour imprimer.
7 Insérer un objet EXCEL (tableau ou graphique)
Dans Excel sélectionnez le tableau ou le graphique, clic droit puis Copier
Dans Word placez le curseur à l’emplacement souhaité, cliquez sur la flèche de l’icône Coller, choisir Collage spécial
Sélectionnez ensuite Feuille de calcul Excel ou Graphique Excel.
Si vous cliquez sur l’option Coller avec liaison les modifications effectuées dans Excel seront automatiquement mises à jour dans Word.
Le tableau ou graphique peuvent être redimensionnés comme une image.
Un double clic sur le tableau ou le graphique permet de revenir sur Excel.
Le fichier Excel dans ce cas doit être avec le fichier Word.
8 Réaliser un tableau
Cliquez sur le menu Insertion/Tableau
Sélectionnez avec la souris le nombre de colonnes et de lignes souhaité
Des styles de tableau peuvent être sélectionnés
Insérer un calcul dans un tableau
Cliquez sur le menu Disposition
Cliquez sur l’icône Formule dans la zone Données
La formule =SUM(above) permet d’additionner les cellules des lignes au-dessus
Le format de présentation des nombres est accessible
La formule =L2C3 – L3C3 permet de réaliser la soustraction des deux cellules
Les formules dans les tableaux Word doivent entre construites en tenant compte de la position des cellules dans les colonnes et les lignes
Différentes fonctions sont disponibles mais pour des tableaux avec des formules complexes il est recommandé d’utiliser Excel
Supprimer un tableau
Cliquer sur le carré en haut à gauche du tableau puis clic droit Couper.
9 Utiliser un style
La notion de style permet de présenter des titres de paragraphes toujours de la même manière, ce qui permet de créer un document avec une présentation homogène rapidement.
Sélectionnez le titre du paragraphe et choisir dans l’onglet Accueil puis dans Style, celui que vous souhaité appliquer.
Appliquer ensuite ce même style aux autres titres de paragraphes.
L’intérêt de ces styles réside également sur le fait que vous pouvez générer automatiquement une table de matières
Après avoir sélectionné les styles cliquer dans l’onglet Références puis Table des matières
Choisir le modèle que vous souhaitez.
La table va se créer à l’emplacement du curseur dans Word.
Si vous souhaitez modifier la table, sélectionner la table créée, puis cliquer sur le bouton Table de matières (sur le ruban) puis sur Table des matières personnalisée
Vous pouvez sélectionner le nombre de styles que vous voulez afficher dans la table (dans Afficher les niveaux) , vous pouvez changer de modèle de présentation dans (Formats).
Lorsque vous ajoutez ou retirez des paragraphes dans votre document, réaliser une mise à jour de votre table de matière en réalisant un clic droit sur la table et en choisissant dans le menu contextuel Mettre à jour les champs.
L’utilisation des styles permet également d’intégrer des textes Word dans Powerpoint.
Il suffit de sélectionner le style TITRE1 pour le Titre des diapositives et TITRE2 pour le contenu
Dans powerpoint le fichier ainsi paramétré, s’ouvrira en créant automatiquement les diapositives avec les titres et les contenus définis dans Word.
