Importer des contacts à partir d’un fichier Excel sous Outlook 2003-2007-2010

Outlook : importer des contacts à partir d’un fichier Excel

Procédure détaillée

Ouvrir un nouveau classeur Excel

Saisir les données de vos contacts. Vous pouvez y ajouter des en-têtes pour faciliter l’importation

Sélectionner les cellules contenant vos données en incluant leurs en-têtes.

Ouvrir la boite de dialogue « Nouveau nom » (Définir un nom)
Sous Excel 2007-2010 : Onglet « Formules » –> groupes « Noms définis » –> « Définir un nom »
Sous Excel 2003 : menu « Insertion » –> liste « Nom > »  –> commande « Définir… »

Dans la zone de texte « Nom » (nom dans le classeur), remplacer le nom proposé par un nom de votre choix puis valider en cliquant sur « OK »

Nommer la plage de cellules.

Enregistrer le classeur au format 97-2003

Sous Excel 2007 -2010 : bouton « Office » (onglet « Fichier) »–> liste déroulante du bouton « Enregistrer-sous » –> « Classeur Excel 97-2003« .

Sous Excel 2003 : menu « Fichier » –> commande « Enregistrer« .

Fermer le classeur Excel.

Importation des données

Lancer Outlook

Sélectionner le dossier « Contacts »

Dans le menu « Fichier » cliquer sur la commande « Importer et exporter… »

Etape 01 : sélectionner une action à exécuter

Importer à partir d’un autre programme ou fichier

Etape 02 : sélectionner le type de fichier à importer de :

Microsoft Excel 97-2003

Etape 03 :
Fichier à importer : cliquer sur le bouton « Parcourir … » puis retrouver et sélectionner le fichier Excel au format 97-2003 contenant vos contacts.
Options : sélectionner parmi les 03 options proposées selon vos besoins.

Etape 04 : Sélectionner le dossier de destination
Si ce n’est pas fait par défaut, sélectionner le dossier « Contacts » en cliquant dessus.

Etape 05 :Cocher si ce n’est pas fait par défaut sur la case « Importer ‘LIsteContacts’ dans le dossier : Contacts »
Où ListeContacts représente le nom de la plage de cellules contenant les données de vos contacts.
Champs personnalisés…
Cliquer sur le bouton « Champs personnalisés… » pour vous assurer de la bonne correspondance des données de vos contacts avec les champs d’Outlook.
Attention : certaines données Outlook comme c’est le cas pour “Nom” doivent être développées car elles sont constituées dans ensemble de sous données.
Mappage
Le mappage est réalisé en faisant un cliquer-glisser des champs du volet de gauche vers leurs correspondants dans le volet de droite.
Etape 06 :

Exécuter l’importation en cliquant sur le bouton « Terminer »

Une boite de dialogue « Importation » s’affiche, patienté jusqu’à la fin de l’importation.

Remarque :

Il faudra appliquer la même procédure avec la version 2010 d’Outlook à la différence près que pour lancer « l’assistant d’importation » il faudra faire :
Onglet « Fichier » –> bouton « Ouvrir » –> « Importer »

Si vous avez un fichier CSV la procédure est quasiment identique a l’étape 1 il vous suffit de choisir directement le type de fichier csv

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